Haberler / Duyurular

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ, KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

 

LEVENT KAĞIT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“ŞİRKET”)

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ, KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

 

Yürürlük Tarihi: 28/07/2020

Version: 1.1.

Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır.

İÇİNDEKİLER

İÇİNDEKİLER.. I

KISALTMALAR.. 1

1. GİRİŞ.. 3

1.1. Amaç. 3

1.2. Kapsam... 3

1.3. Politika’nın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması 3

1.4. Politika’nın Yürürlüğü.. 3

2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR.. 3

2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması 4

2.1.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak, Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek ve Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler. 4

2.1.1.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak, Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek ve Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler. 4

2.1.1.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak, Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek ve Güvenli Ortamlarda Saklanması için için Alınan İdari Tedbirler. 4

2.1.2. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi 6

2.1.3. Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler. 6

2.2. Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi; Bu Hakları Şirketimize İleteceği Kanalların Yaratılması ve Veri Sahiplerinin Taleplerinin Değerlendirmesi 6

2.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması 7

2.4. İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi 8

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR.. 9

3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi 9

3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme. 9

3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama. 9

3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme. 9

3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma. 9

3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme  9

3.2. Kişisel Verilerin, KVK Kanunu’nun 5. Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartlarından Bir veya Birkaçına Dayalı ve Bu Şartlarla Sınırlı Olarak İşleme. 10

3.3. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi 10

3.4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 10

3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması 11

3.5.1. Kişisel Verilerin Aktarılması 11

3.5.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması 11

3.6. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması 12

3.6.1. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması 12

3.6.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması 12

4. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU, İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLANMA SÜRELERİ. 13

4.1. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu.. 13

4.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları 15

4.3. Kişisel Verilerin Saklanması 17

4.3.1. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri 17

4.3.2. Sorumluluk ve Görev Dağılımları 22

4.3.3. Kayıt Ortamları 23

5. ŞİRKET TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN SAHİPLERİNE İLİŞKİN KATEGORİZASYON   23

6. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI  25

7. KİŞİSEL VERİLERİN KANUNDAKİ İŞLEME ŞARTLARINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLENMESİ. 25

7.1. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 25

7.1.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi 25

7.1.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması 25

7.1.1.2. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi 26

7.1.1.3. Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması 26

7.1.1.4. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması 26

7.1.1.5. Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi 26

7.1.1.6. Kişisel veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi 26

7.1.1.7. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması 26

7.1.1.8. Şirketin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması 26

7.1.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 26

8. BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ. 27

8.1. Şirket Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyeti 27

8.1.1. KVK Hukukuna Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi 27

8.1.2. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması 27

8.1.3. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık.. 27

8.1.4. Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması 28

8.1.5. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi 28

8.1.7. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı 28

8.2. Şirket Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi 28

8.3. Şirket Bina ve Tesislerinde Ziyaretçilerimize Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkin Kayıtların Saklanması 28

9. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI. 28

9.1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Teknikleri 29

9.1.1. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme. 29

9.1.2. Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması 30

9.1.3. Fiziksel Yok Etme. 30

9.1.4. Üzerine Yazma. 30

9.1.5 Maskeleme. 30

9.1.6. Veri Türetme. 30

9.1.7. Genelleştirme. 30

10. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ METODOLOJİSİ. 31

10.1. Veri Sahibinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması 31

10.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları 31

10.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller. 31

10.1.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 32

10.1.4. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı 32

10.2. Şirketin Başvurulara Cevap Vermesi 32

10.2.1. Şirketin Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi 32

10.2.2. Şirketin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler. 33

10.2.3. Şirketin Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı 33

11.       ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI’NIN DİĞER POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ. 33


 

KISALTMALAR

 

KVKK  Kanunu

7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu    

 

GDPR

EU (Avrupa Birliği) General Data Protection Regulation

Anayasa

9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 7 Kasım 1982     tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası              

 

Veri İşleyen

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişi.

 

Veri Sahibi/İlgili

ŞİRKET ve/veya ŞİRKET’in bağlı şirketleri/iştiraklerinin ticari ilişki Kişi/İlgili Kişiler içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, iş ortakları, hissedarları, yetkilileri, potansiyel müşterileri, aday çalışanları, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri, iş birliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere diğer kişiler gibi kişisel verisi işlenen gerçek kişi.            

 

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

 

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

 

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

 

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.  

 

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

 

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

 

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

 

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.       

 

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

 

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.     

 

Periyodik İmha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

 

Yönetmelik

28 Ekim 2017 tarihli 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ve 1 Ocak 2018 tarihi itibariyle yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim                Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

KVK Kurulu / Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Politika

Levent Kağıt Sanayi ve Ticaret A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Politikası

ŞİRKET

Levent Kağıt Sanayi ve Ticaret A.Ş.

Türk Ceza Kanunu

12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan;

26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.

 


 

1.      GİRİŞ

1.1.           Amaç

Şirket olarak, anayasal bir hak olarak düzenlenen kişisel verilerin korunması ve hukuksal güvence altına alınması konusunda, sorumluluğumuzun farkındayız ve kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde kullanımına önem veriyoruz.

Bu politikanın amacı ŞİRKET’in kişisel verileri 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) uyumlu bir şekilde işlenmesini ve korunmasını sağlamak için izlenecek yöntem ve ilkeleri düzenlemektir.

Bu şekilde Veri Sorumlusu tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin kişisel verilere dair mevzuattan kaynaklanan tüm haklarının korunması hedeflenmektedir.

1.2.           Kapsam

Bu politika, ŞİRKET tarafından yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.

Bu politika; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kişisel verileri Veri Sorumlusu tarafından işlenen gerçek kişileri kapsar. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır.

Bu politika, ŞİRKET tarafından, tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde, ilgili detaylı veri prosedürleri ile birlikte uygulanmaktadır.

1.3.           Politika’nın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.

1.4.           Politika’nın Yürürlüğü

Şirketimiz tarafından düzenlenen bu Politika 28/07/2020 tarihlidir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda Politika’nın yürürlük tarihi güncellenecektir.

Politika Şirketimizin internet sitesinde (https://leventkagit.com.tr) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

2.      KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.

2.1.           Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

2.1.1.     Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak, Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek ve Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak, bu verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve güvenli ortamlarda saklanması için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

2.1.1.1.          Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak, Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek ve Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak, bu verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

·         Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.

·         Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.

·         Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

·         Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.

·         Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.

·         Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

·         Güvenlik duvarları kullanılmaktadır

·         Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır

·         Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır

·         Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.

·         Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir

2.1.1.2.    Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak, Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek ve Güvenli Ortamlarda Saklanması için için Alınan İdari Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak, bu verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

·         Şirketimizin yürütmüş olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.

·         İş birimlerimiz bazlı belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler Şirket içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.

·         Şirketimiz ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Şirketin talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir.

·         Şirketimiz tarafından toplanmış olan Kişisel Verilerin saklanmasında, iş tanımı gereği erişmesi gerekli olan personel ve erişim amacı ile sınırlı erişim esası benimsenmiştir. Bu çerçevede, erişimin sınırlandırılmasında saklanmakta olan Kişisel Verinin genel veya özel nitelikli olup olmadığı da ayrıca dikkate alınmaktadır.

·         Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

·         Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

·         Şirketimiz, tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümleri ve Şirketimizin veri güvenliğine ilişkin politikalarının uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmaktadır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini en kısa süre içinde giderilmektedir.

·         Şirketimiz, Kanun ve ilgili mevzuatın öngördüğü düzenlemelere uyumluluğun denetlenmesinden, işbu Politika ve ilişkili diğer politikaların yönetilmesinden ve gerekli hallerde güncellenmesinden, Şirket yönetimi tarafından alınan kararların yerine getirilmesinden ve konu hakkındaki diğer regülasyon ve Şirket içi denetimlerin yapılmasından sorumlu olmak üzere, Şirket Kişisel Verilerin Korunması Komitesi’ni kurmuştur.Bu Komite’nin görevleri ve yetkileri, Şirketimizin “Kişisel Verileri Koruma Kurulu Çalışma Usul ve Esasları Yönetmeliği”nde gösterilmiştir.

·         Şirketimiz bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler Kişisel Verilerin Korunması Kurulu yönetiminde iş birimleri bazında analiz edilmiş olup, bu kapsamda veri sahibi kategorileri ve süreç bazlı işleme esasına dayalı “Kişisel Veri Envanteri” hazırlanmıştır.

·         İşbu envanter ile, Şirketimizin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğumuz Kişisel Verileri işleme faaliyetlerimiz, Kişisel Verileri işleme amaçlarımız, veri kategorilerimiz, aktarılan alıcı gruplarımız, veri konusu kişi gruplarımız, veri işlemede yetkili birimlerimiz ve verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreler gibi konularda gerekli detaylandırma yapılmıştır.

·         İşlenen Kişisel Verilerin hukuka aykırı yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede öncelikle Şirketimiz içinde kurulmuş olan Şirket Kişisel Verilerin Korunması Komitesi’ne bildirilmektedir. Akabinde, durum hakkında İlgili Kişi/ler ve Kurul’a gerekli bildirim yapılmaktadır.

·         Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.  

·         Şirketimiz tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

2.1.2.    Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

2.1.3.    Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

2.2.           Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi; Bu Hakları Şirketimize İleteceği Kanalların Yaratılması ve Veri Sahiplerinin Taleplerinin Değerlendirmesi

Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Şirketimize iletmeleri durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;

·          Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

·         Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·         Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·         Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·         Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·         Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

Veri sahiplerinin hakları ile ilgili daha ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 10. Bölümünde yer verilmiştir.

2.3.           Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

KVK Kanunu ile bir takım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlenmesi durumunda kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir.

Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve ŞİRKET bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

Şirket, Kanun’un 6. Maddesinde yer alan, Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in işlenmesinde, Kurul’un 31.01.2018 Tarihli ve 2018/10 Numaralı kararı uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirtilen önlemleri almaktadır:

·      Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir işbu Politika belirlenmiştir.

·      Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan Çalışan’lara yönelik,

o    Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile Özel Nitelikli Kişisel Veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmektedir,

o    Gizlilik sözleşmelerinin yapılmaktadır,

o    Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmaktadır,

o    Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir,

o    Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan Çalışanlar’ın bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Bu kapsamda, Veri Sorumlusu tarafından kendisine tahsis edilen envanteri iade almaktadır.

  • Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise,

o   Kişisel Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmaktadır,

o   Kişisel Veriler’in bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerinin sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,

o   Kişisel Veriler’e bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazılımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,

o   Kişisel Veriler’e uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sisteminin sağlanmaktadır.

·         Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise;

·         Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmaktadır,

·         Bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

·           Özel Nitelikli Kişisel Veriler aktarılacaksa

o   Kişisel Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır,

o  Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır,

o  Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir,

o  Kişisel Veriler’in kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak "Gizli ” formatta gönderilmektedir.

o   Yukarıda belirtilen önlemlerin yanı sıra Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sitesinde yayımlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de dikkate alınmalıdır.

2.4.           İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

Şirketin iş birimlerinin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dâhil olmuş çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.

Şirketin iş birimlerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları Şirkete raporlanmaktadır. Şirketimiz bu doğrultuda ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte ve gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Şirketimiz, ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir.

3.      KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirketimiz, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Şirketimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir.

Şirketimiz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 5. maddeleri gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir.

Şirketimiz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 10. maddelerine uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmakta ve kişisel veri sahiplerinin bilgi talep etmeleri durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 6. maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranmaktadır.

3.1.           Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

3.1.1.     Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Şirketimiz; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.

3.1.2.     Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır.

3.1.3.     Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır.

3.1.4.     İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.

3.1.5.     İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Gelecekte kullanma ihtimali ile Şirketimiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye, bu Politika’nın 9. Bölümünde yer verilmiştir.

3.2.           Kişisel Verilerin, KVK Kanunu’nun 5. Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartlarından Bir veya Birkaçına Dayalı ve Bu Şartlarla Sınırlı Olarak İşleme

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa'nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimiz bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye, bu Politika’nın 7. Bölümünde yer verilmiştir.

3.3.           Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirket ve varsa temsilcisinin kimliğini, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 10. Bölümünde yer verilmiştir.

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır. Şirketimiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 11. maddelerine uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 10. Bölümünde yer verilmiştir.

3.4.           Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.

KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

KVK Kanunu’na uygun bir biçimde Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

·         Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

·         Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir

3.5.           Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak (Bkz.2.1.) kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 6. Bölümünde yer verilmiştir.

3.5.1.     Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanunun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

·         Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise;

·         Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,

·         Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;

·         Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,

·         Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,

·         Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,

·         Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

·         Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

3.5.2.     Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak (Bkz. 2.1) ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

·         Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

·         Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

·      Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

·      Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

3.6.           Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Şirketimiz hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak (Bkz. 2.1) kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Şirketimiz tarafından kişisel veriler; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılmaktadır. Şirketimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

3.6.1.     Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Şirketimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise aşağıdaki hallerden birinin varlığı durumunda kişisel verileri Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir:

·         Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,

·         Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;

·         Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,

·         Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,

3.6.2.     Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Şirketimiz gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak (Bkz. 2.1) ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir.

·          Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

·         Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

·      Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

·      Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında aktarım yapılabilecektir.

4.      ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU, İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLANMA SÜRELERİ

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak aydınlatma yükümlülüğü kapsamında hangi kişisel veri sahibi gruplarının kişisel verilerini işlediğini, kişisel veri sahibinin kişisel verilerinin işlenme amaçlarını ve saklama sürelerini kişisel veri sahibine bildirmektedir.

4.1.           Kişisel Verilerin Kategorizasyonu

Şirketimiz nezdinde, KVK Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, Şirketimizin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak olarak KVK Kanunu’nda başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen bütün yükümlülüklere uyarak işbu Politika kapsamındaki süjelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler işlenmektedir. Bu kategorilerde işlenen kişisel verilerin işbu Politika kapsamında düzenlenen hangi veri sahipleriyle ilişkili olduğu da işbu Politika’nın 5. Bölümünde belirtilmektedir.

 

Kişisel Veri Kategorizasyonu

Açıklama

Kimlik

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler

İletişim Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler

Lokasyon Verisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişisel veri sahibinin iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, ürün ve hizmetlerinin kullanımı sırasında veya çalışanların araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS lokasyonu, seyahat verileri v.b.

Özlük Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri

Hukuki İşlem Bilgisi

Şirket’in hukuki süreçleri, alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri kapsamında işlenen veriler, adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, gelen giden evraklar, dava dosyaları gibi bilgiler.

 

Müşteri İşlem Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in ticari faaliyetleri ve iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet çek bilgisi, sipariş bilgisi, talep bilgisi, teklif, hizmet numarası gibi bilgiler.

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b.

İşlem Güvenliği Bilgisi

Şirket’in faaliyetlerini yürütürken, gerek Kişisel Veri Sahibi’nin gerekse de Şirket’in teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğine ilişkin işlenen IP Adres bilgileri, İnternet Sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi kişisel veriler

Finansal Bilgi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen, Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler

Mesleki Deneyim Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde, Şirket’in Kişisel Veri Sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre işlenen; diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, aday başvuru formları, referans görüşme bilgileri, iş görüşmesi bilgileri, transkript bilgileri gibi veriler.

Sağlık Bilgileri

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket’in iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde; sunduğu ürün ve hizmetlerle ilgili olarak veya Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin iş süreçlerini yürütmek veya Şirket’in ve Kişisel Veri Sahibi’nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla elde edilen Kişisel Veri Sahibi’nin ve/veya aile bireylerinin Sağlık Raporu, Engelli vergi muafiyet belgeleri, sigorta belgeleri, askerlik durum belgesi gibi sağlık verileri

Ceza Mahkumiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri Bilgileri

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde veya Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin iş süreçlerini yürütmek veya Şirket’in ve Kişisel Veri Sahibi’nin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla elde edilen Kişisel Veri Sahibi’nin adli sicil kaydı gibi verileri

 

 

4.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar;

•             Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin Şirketin ilgili faaliyette bulunmasının Kanunlarda açıkça öngörülmesi

•             Kişisel verilerinizin Şirket tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması

•             Kişisel verilerinizin işlenmesinin Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

•             Kişisel verilerinizin sizler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; sizlerin alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirket tarafından işlenmesi

•             Kişisel verilerinizin Şirket tarafından işlenmesinin Şirketin veya sizlerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması

•             Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması

•             Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması

•             Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından kanunlarda öngörülmüş olması

•             Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri açısından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesidir.

Bu kapsamda Şirket, kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:

 

  1. Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  1. Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
  1. Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
  1. Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  1. Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
  1. Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
  1. İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
  1. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
  1. İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
  1. Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
  1. Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
  1. Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Talep / Şikayetlerin Takibi
  1. Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
  1. Ücret Politikasının Yürütülmesi
  1. Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
  1. Yabancı Personel Çalışma ve Oturma İzni İşlemleri
  1. Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
  1. Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  1. Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

 

 

Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVK Kanunu kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirketimiz tarafından açık rızanız temin edilmektedir.

4.3. Kişisel Verilerin Saklanması

4.3.1. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Şirket, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Şirket tarafından belirlenen saklama, imha ve periyodik imha süreleri aşağıda belirtilmiştir:

 

Süreç

Saklama Süresi

İmha Süresi

Aile Durum Bildirimi

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Aylık Prim hizmet belgesinin oluşturulması

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

BA/BS Beyanname Süreci, Mutabakat Süreci

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Banka İşlemleri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

BES Süreci

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Cari Kayıt İşlemleri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Database Yönetimi

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Dava ve/veya icra takibi süreçleri

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Depo Süreci

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Dış Kaynaklı Denetim Süreci

Denetim Faaliyetinin Sona Ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

E-posta Yönetimi

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Eğitim Süreci

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Faturalandırma,
İade Süreci

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Faturalandırma, İade Süreci, Kasa Operasyon, Tahsilat İşlemleri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Finans Süreçleri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Finans Süreçleri, Ödeme Süreci

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Fiziksel Mekan Güvenliği

2 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Hukuki işlemlerin yürütülmesi

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İ.S.İ.G. Eğitimleri

Hukuki yükümlülüğün sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İhracatçı Birlikleri İşlemleri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İletişim Süreci

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İstrahat Raporları

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İç Denetim Süreci

5 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İş Kazası Meslek Hastalığı Bildirimleri

Hukuki yükümlülüğün sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İşe Alım Süreci

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İşe Giriş Periyodik Muayene Süreci

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

İşten Çıkış Süreci

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Kargo Gönderileri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Kredi Süreci

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Lojistik Süreci

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Maaş Ödemeleri

 

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Mail Order Süreci

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Mesleki Deneyim Süreci

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Müşteri Listesi

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Müşteri Şikayet Yönetimi

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Noter İşlemleri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Performans Yönetimi

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Personel Devam Kontrol Listesi

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Personel GSM Hat Bildirimi

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Personel GSM Hat Tahsisi

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Satın Alma ve Tedarik Faaliyetleri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Sağlık

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Servis Organizasyonu

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Seyahat Yönetimi

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Tedarikçi Hizmet ve Gizlilik Sözleşmesi

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Tedarikçi Kayıtları

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Telefon/Data Hattı Raporları

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Uzaktan Erişim Yönetimi

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Vergi Dairesi İşlemleri

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Ziyaretçi Kayıtları

 

2 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Çalışanın Özlük Dosyasının Oluşturulması

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

Şirket Aracı Tahsisi

İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

 

Saklama süresinin bitimini takiben ilk periyodik imha süresinde

 

Bu kapsamda kişisel veriler başta aşağıdaki Kanunlar çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır:

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
  • 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 4857 sayılı İş Kanunu
  • 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
  • 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
  • Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirketin o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirketin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 9. Bölümünde yer verilmiştir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Şirketin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirkete yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

4.3.2. Sorumluluk ve Görev Dağılımları

Şirket’in tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılımlar aşağıda belirtilmiştir:

 

Personel

Görev

Sorumluluk

KM-2 Üretim Müdürü

Kişisel veri saklama ve imha kuralları uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca Kişisel veri imha sürecinin yönetimi

KM-3 Üretim Şefi

Kişisel veri saklama ve imha kuralları uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca Kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Kalite ve Girdi Malzeme Kontrol Şefi

Kişisel veri saklama ve imha kuralları uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca Kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Mali İşler ve İK Müdürü

Veri Sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Bakım Müdürü

Kişisel veri saklama ve imha kuralları uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca Kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Satış ve İhracat Müdürü

Kişisel veri saklama ve imha kuralları uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca Kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Ticaret Müdürü

Kişisel veri saklama ve imha kuralları uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile Periyodik İmha süresi uyarınca Kişisel veri imha sürecinin yönetimi

 

4.3.3. Kayıt Ortamları

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından elektronik ve fiziki ortamları başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

5.      ŞİRKET TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN SAHİPLERİNE İLİŞKİN KATEGORİZASYON

Kişisel Veri Sahibi Kategorisi

Açıklaması

Hissedar/Ortak

Şirket hissedar ve ortağı olan gerçek ve tüzel kişiler

Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı

Şirket ile potansiyel iş ilişkisi kurabilecek, Şirket iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında Şirketin iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler

Ürün veya Hizmet Alan Kişi

Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında Şirketin iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler

Ziyaretçi

Şirketin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler

Çalışan

Şirket ile arasında iş sözleşmesi olan gerçek kişiler

Çalışan Adayı

Şirkete herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler

Stajyer

Şirkete stajyerlik ilişkisi içinde olan gerçek kişiler

Tedarikçi Çalışanı

Şirkete tedarik sözleşmesi ile bağlı bulunan şirket ile aralarında iş sözleşmesi bulunan gerçek kişiler

Tedarikçi Yetkilisi

Şirkete tedarik sözleşmesi ile bağlı bulunan şirketi temsile yetkili gerçek kişiler

Veli/Vasi/Temsilci

Reşit olmayan küçükler ile kanuni hakları kısıtlanmış kişilere mahkemece atanan yasal temsilcisi olan gerçek kişiler

 

Aşağıdaki tabloda yukarıda belirtilen kişisel veri sahibi kategorileri ve bu kategoriler içerisindeki kişilerin hangi tip kişisel verilerin işlendiği detaylandırılmaktadır.

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU

İLGİLİ KİŞİSEL VERİNİN İLİŞKİLİ OLDUĞU VERİ SAHİBİ KATEGORİSİ

Kimlik

Çalışan Adayı, Çalışan, Hissedar/Ortak, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Stajyer, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Veli / Vasi / Temsilci, Ziyaretçi

İletişim Bilgisi

Çalışan Adayı, Çalışan, Hissedar/Ortak, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Stajyer, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Veli / Vasi / Temsilci

Lokasyon Verisi

Çalışan, Hissedar/Ortak, Potansiyel Ürün veya Hizmet AlıcısıTedarikçi Çalışanı, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Veli / Vasi / Temsilci

Özlük Bilgisi

Çalışan

Hukuki İşlem Bilgisi

Çalışan, Stajyer

Müşteri İşlem Bilgisi

Çalışan, Ürün veya Hizmet Alan Kişi

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi

Çalışan Adayı, Çalışan, Stajyer, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Ziyaretçi

İşlem Güvenliği Bilgisi

Çalışan, Hissedar/Ortak

Finansal Bilgi

Çalışan, Hissedar/Ortak, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Veli / Vasi / Temsilci

Mesleki Deneyim Bilgisi

Çalışan Adayı, Çalışan, Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı, Stajyer, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi

Sağlık Bilgileri

Çalışan Adayı, Çalışan, Stajyer

Ceza Mahkumiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri Bilgileri

Çalışan Adayı, Çalışan

 

 

6.      ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

Şirket, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir.

Şirket, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak (Bkz. Bölüm 3/Başlık 3.5) Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

·   Şirket iş ortaklarına,

·   Tedarikçilere,

·   Topluluk şirketlerine,

·   Şirket iştirakleri ve bağlı ortaklarına,

·   Şirket içi ilgili bölüm ve departman yetkililerine,

·   Hukuken Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına

Şirket tarafından gerçekleştirilen aktarımlarda Politika’nın 2. ve 3. Bölümlerinde düzenlenmiş hususlara uygun olarak hareket edilmektedir.

7.      KİŞİSEL VERİLERİN KANUNDAKİ İŞLEME ŞARTLARINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLENMESİ

Şirket, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak işlediği kişisel veriler hakkında kişisel veri sahibini aydınlatmaktadır.

7.1. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

7.1.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde; aşağıda bu bölüm altında 7.1.2. başlığı içerisinde yer alan şartlar uygulanır.

Şirket tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de, her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde KVK Kanunu’nun 4. maddesinde belirtilen (Bkz.3.1.) genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.

7.1.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

Kişisel verilerin elde edilme sebeplerine yönelik işleme amacının (birincil işleme) dışındaki kişisel veri işleme faaliyetleri için (ikincil işleme) işbu başlığın 7.1.1.2- 7.1.1.8’de yer alan şartlardan en az biri aranmakta; bu şartlardan biri yok ise, Şirket tarafından bu kişisel veri işleme faaliyetleri kişisel veri sahibinin bu işleme faaliyetlerine yönelik açık rızasına dayalı olarak gerçekleştirilmektedir.

Kişisel verilerin, kişisel veri sahibinin açık rıza vermesine bağlı olarak işlenmesi için, kişisel veri sahiplerinin ilgili yöntemler ile açık rızaları alınmaktadır.

7.1.1.2. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilecektir.

7.1.1.3. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

7.1.1.4. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

7.1.1.5. Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Şirket, veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

7.1.1.6. Kişisel veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir.

7.1.1.7. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

7.1.1.8. Şirketin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri verileri işlenebilecektir.

7.1.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirket tarafından; özel nitelikli kişisel veriler kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise ancak, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

·      Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

·      Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

8.      BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

Şirket tarafından bina tesis girişlerinde ve tesis içerisinde yapılan kişisel veri işleme faaliyetleri, Anayasa’ya, KVK Kanunu’na ve ilgili diğer mevzuata uygun bir biçimde yürütülmektedir.

Şirket tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Şirket binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.

8.1. Şirket Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyeti

Bu bölümde Şirketin kamera ile izleme sistemine ilişkin açıklamalar yapılacak ve kişisel verilerin, gizliliğinin ve kişinin temel haklarının nasıl korumaya alındığına ilişkin bilgilendirme yapılacaktır.

Şirket, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.

8.1.1. KVK Hukukuna Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi

Şirket tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde KVK Kanunu’nda yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Şirket, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve KVK Kanunu’nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

8.1.2. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması

Şirket tarafından KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Şirket, genel hususlara ilişkin olarak yaptığı aydınlatmanın (Bkz. Bölüm 3/Başlık 3.3) kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.

Şirket tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; Şirket internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).

8.1.3. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık

Şirket, KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.

Şirket tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

8.1.4. Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Şirket tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. (Bkz. 2.1)

8.1.5. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

Şirketin, kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri isimli 4.3. maddesinde yer verilmiştir.

8.1.7. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı

Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

8.2. Şirket Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi

Şirket tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla, Şirket binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Misafir olarak Şirket binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da Şirket nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

8.3. Şirket Bina ve Tesislerinde Ziyaretçilerimize Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkin Kayıtların Saklanması

Şirket tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla; Şirket tarafından bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden Ziyaretçi’lerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya Şirket içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan Şirket çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

9.      KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI

Şirket, Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Bu çerçevede:

• Mevzuatın değişmesi veya ilgası,

• İşlemeye esas sözleşmenin sona ermesi veya hükümsüzlüğü,

• İşlenme amaçlarının ve şartlarının ortadan kalkması,

• Açık rızaya bağlı işleme faaliyetlerinde rızanın geri alınması,

• Veri Sahibinin slime-yok etme-anonim hale getirme başvurusunda bulunması ve bu başvurunun kabulü,

• Veri Sahibinin başvuruda bulunması ve bu başvurunun reddi neticesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından verilecek talebin karşılanması gerektiğine ilişkin karar,

• Saklama süresinin sona ermesi,

• Şirket bünyesinde gerçekleştirilen periyodik imha işlemleri,

neticesinde Şirketimiz topladığı Kişisel Verileri silmekte, imha etmekte veya anonim hale getirmektedir.

Yönetmelik’in 11. Maddesi uyarınca Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir.

9.1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Teknikleri

Şirketimiz, topladığı Kişisel Verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendiliğinden veya Veri Sahibinin talebi üzerine silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir. Kanun’un 28. maddesine uyarınca ise, anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilmektedir. Anonimleştirme sonrasında gerçekleştirilen bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, bu durumda kişisel Veri Sahibinin açık rızası aranmamaktadır

Bu çerçevede, Şirketimiz tarafından, aşağıda belirtilen silme, imha etme veya anonim hale getirme usullerinden biri veya birkaçı seçilerek, amaca en uygun yöntem izlenmektedir:

9.1.1. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Şirketimiz bünyesindeki dijital ortamlarda muhafaza edilen Kişisel Veriler, İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde ilgili yazılımdan silinmektedir.

Kullandığımız Ticari Paket Programlar, İnsan Kaynakları Programları, SQL veri tabanları gibi elektronik kayıt ortamlarına silme komutu verilerek verilerin silinmesi, merkezi sunucumuzda yer alan dosyalara veya dosyaların bulunduğu dizin üzerinde İlgili Kullanıcıların erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi veya taşınabilir medyada (USB, HDD, vb.) bulunan Kişisel Verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi suretiyle veriler silinebilmektedir.

Ancak, bazı Kişisel Verilerin silinmesi sebebiyle diğer bir kısım verilere de sistemde erişimin mümkün olmadığı hallerde, silmeye konu Kişisel Veriler ilgili Veri Sahibi ile ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenebilmektedir; bu durumda da ilgili Kişisel Veriler silinmiş sayılmaktadır. Böyle durumlarda Şirketimiz, Kişisel Verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır.

9.1.2. Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması

Şirketimizin ticari faaliyetlerinin devamı için topladığı fiziki başvuru formları, sözleşmeler, özlük dosyaları gibi kağıt ortamında toplanan Kişisel Veriler, bulundukları kağıt ortamında okunamayacak hale getirilerek de silinebilmektedir. Özellikle kötü niyetli, amaca yönelik olmayan kullanımı önlemek veya silinmesi talep edilen Kişisel Verileri silmek için, ilgili veya talebe konu tüm kişisel veriler fiziksel olarak belgenin bir kısmında kesilmekte veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmektedir.

9.1.3. Fiziksel Yok Etme

Şirketimizce toplanan ve veri kayıt sistemlerimizin parçası olmakla birlikte otomatik olmayan yollarla işlediğimiz Kişisel Veriler, bulundukları ortamın (kağıt, mikrofiş) üzerindeki Kişisel Verinin sonradan kullanılmasına imkan vermeyecek biçimde fiziksel olarak yok edilmesi suretiyle de yok edilebilmektedir.

9.1.4. Üzerine Yazma

Şirketimizde kullanılan manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya, özel yazılımlar aracılığı ile rastgele sayısal veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesi imkanını ortadan kaldıran bir veri yok etme yöntemidir. Üzerinde Kişisel Veri bulunan herhangi bir yeniden kullanılabilir manyetik medya, üzerine yazma yöntemi kullanılarak, içindeki veri geri dönüştürülemez şekilde temizlenmektedir.

9.1.5 Maskeleme

Maskeleme yöntemi ile, Kişisel Verilerin belli alanları üstleri çizilerek, boyanarak ve/veya yıldızlama yöntemi ile Veri Sahibi olan gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örneğin, Şirketimiz bünyesinde yer alan müşteriye ait bir kimlik verisi, veri tabanımızdan çıkartılarak, Veri Sahibinin tanımlanması imkânsız hale getirilmektedir.

9.1.6. Veri Türetme

Şirketimiz, Veri Sorumlusu olarak saklamakta olduğu bazı Kişisel Verileri, pazarlama faaliyetleri için kullanabilmektedir. Bu tür verilerin veri tabanımızdan silinmesini gerektiren durumların ortaya çıkması halinde, Şirketimiz, veri türetme yöntemi ile Kişisel Verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturarak Kişisel Verinin herhangi bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini sağlanmaktadır.

9.1.7. Genelleştirme

Kişisel Verilerin genelleştirilmesi yöntemi, Şirketimizde, ver tabanında mevcut birçok verinin toplulaştırılarak herhangi bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi ve böylece Şirketimizin Veri Sahiplerine bağlı ama bir takım sonuçları herhangi bir Kişisel Veri saklamaksızın takip edebilmesini sağlamak amacıyla kullanılmaktadır.

10. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ METODOLOJİSİ

10.1. Veri Sahibinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması

10.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

·         Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

·         Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·         Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·         Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·         Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·         Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

10.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 10.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:

·    Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

·    Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

·    Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

·    Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 10.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

·    Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

·    Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

·    Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

·    Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

10.1.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu bölümün 10.1.1. Başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Şirkete ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

·           Kemalpaşa Organize Sanayi Bölgesi Mahallesi İzmir Kemalpaşa Asfaltı Caddesi No:67 P.K :15 35730  Kemalpaşa/İZMİR adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile belirtilen adresine iletilmesi

·           https://leventkagit.com.tr adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza”nızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun leventkagit@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

10.1.4. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Şirketin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

10.2. Şirketin Başvurulara Cevap Vermesi

10.2.1. Şirketin Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi

Kişisel veri sahibinin, bu bölümün 10.1.3. başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini Şirkete iletmesi durumunda Şirket talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Şirket tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

10.2.2. Şirketin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Şirket, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

10.2.3. Şirketin Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

Şirket aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

·         Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

·         Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

·         Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

·         Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

·         Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

·         Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

·         Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

·         Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

·         Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması

·         Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.

·         Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

11. ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI’NIN DİĞER POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ, GÜNCELLEME VE UYUM

Şirket, işbu Politika ile ortaya koymuş olduğu esasların ilişkili olduğu kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda iç kullanıma yönelik alt politikalar da oluşturmaktadır.

Şirket içi politikalarının esasları, ilgili olduğu ölçüde kamuoyuna açık politikalara yansıtılarak, ilgililerinin bu çerçevede bilgilenmesi ve Şirketin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında şeffaflık ve hesap verilebilirliğin sağlanması hedeflenmiştir.

Şirket, Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, KVK Kurulu kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İşbu politika ve diğer ilgili politikalar/düzenlemeler yılda bir kez gözden geçirilerek güncellenir.

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar Politika’nın sonunda açıklanır.